Documents juridiques, contrats, factures, dossiers fonctionnaires, données fournisseurs etc. représentent des milliers de documents, dont la gestion ordonnée, simple et fluide est essentielle pour une administration.
Toutes nos solutions sont bâties sur des composants OpenSource, et sont accessibles en temps réel sur tous navigateurs et tous écrans. Toutes les informations sont hébergées dans une infracstruture sécurisée.
Les principales fonctionnalités
Gestion des Documents
Les documents sont indexés dans des indices ElasticSearch et sont uniques, c’est-à-dire que la modification d’un document dans un dossier se répercute sur tous les dossiers qui le référencent. Il est possible d’identifier et de gérer des doublons.
2 Méthodes de Recherche
La recherche « full text » qui permet de trouver des documents en fonction de leur contenu textuel;
& la recherche approchée qui permet de trouver des documents même avec la mauvaise orthographe.
Gestion du Cycle de Vie
Permet de déterminer le devenir d’un document : élimination, archivage (durée d’utilisation & conservation).
Durée archivage = légal
Durée conservation = au choix de l’entreprise
Les Workflows
Les workflows ou procédures permettent de faire circuler des documents & des dossiers à des fins de validation ou de modifications.
Le meta parapheur est un workflow de signature.
Tampons & Signatures
Tampon: Les tampons permettent de rendre visuelle une opération de validation ou de signature.
Signature électronique: mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique & l’authentification de l’auteur.
Gestion des Dossiers
Permet de rassembler & organiser des documents & des dossiers de façon statique ou dynamique.
Nos Modules Collaboratifs Uniques
Bien plus qu’une plateforme de partage de fichiers, voici les fonctionnalités que Mycellia apporte en plus des GED “classiques” :
Gestion des tâches nominatives, de l’agenda personnel & partagé par espace
Collaboration sur les documents & co-édition en temps réel avec Microsoft Office
Organisation d’échanges avec visio, compte-rendu collaboratif & plan d’action automatisé
Paramétrage des actions possibles par utilisateur & historiques des évènements
Ouvertures des espaces aux personnes externes sans création de compte Mycellia (ex fournisseur)
Les solutions “ready-to-go”
Solution de gestion de projet qui permet de partager les documents de l’organisation en mode collaboratif à travers des espaces & des projets.
Solution incluant la préparation, la consultation, la validation et la signature sécurisées de tous vos documents, où que vous soyez.
Solution de dématérialisation pour les factures fournisseurs qui permet d’automatiser le traitement au format digital des factures d’achat.
Solution de GED collaborative pré-configurée incluant les fonctionnalités essentielles de la GED pour permettre une prise en main rapide.
Nos partenaires
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Expert en Business Intelligence, DigDash vous accompagne à travers une solution fiable pour exploiter simplement vos données et décupler vos performances dès aujourd’hui.
Mycellia intègre sur demande les outils analytiques de pointe de DigDash afin d’avoir une vue d’ensemble stratégique de vos chiffres.