LE TCO D’UNE SOLUTION DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS
Le TCO (total cost of ownership) est composé d’une part des coûts d’investissement lors de l’installation de la solution et des coûts de fonctionnement pour permettre sa pérennité sur le long terme.
Les coûts d’investissement eux-mêmes se répartissent en :
- Coût d’investissement en licence logicielle,
- Coût d’infrastructure pour supporter la solution,
- Coût de développement,
- Coût de formation et de conduite de changement
Les coûts de licence
Les coûts de licence incluent les coûts du logiciel de GED lui-même et les coûts des logiciels utilisés (base de données, outils bureautiques etc…). Le coût logiciel GED représente une part très variable de l’investissement total. En effet, plus le projet est complexe, plus il y a d’utilisateurs, plus le projet s’étale dans le temps, plus les coûts de mise en œuvre sont importants par rapport à celui des licences. Il est aussi évident que moins il y a de logiciel induit et payant nécessaire au logiciel GED, moins chère sera la solution en termes de licence.
Les couts d’infrastructure
Dans les coûts d’infrastructure, deux solutions s’offrent au client final :
- Soit une solution on premise
- Soit une solution cloud
L’avantage de la solution cloud est généralement la rapidité d’installation et une bonne connaissance des coûts finaux dès le départ. L’intérêt de la solution on premise est de garder la maîtrise de la solution au sein du service informatique et donc de maîtriser ses coûts dans le temps. Cependant, la mise en place de la solution on premise nécessite la formation des équipes à la solution, à son administration et à son exploitation. Le choix de l’une ou l’autre des solutions est donc à la fois une question économique, de planification mais aussi de politique d’entreprise par rapport à l’externalisation des données. La solution proposée de GED choisie, doit permettre ce choix et la possibilité de basculer d’une solution à l’autre. Par exemple pouvoir repasser on premise ou changer de fournisseur cloud si le prestataire devient trop cher.
Les coûts de développement
Les coûts de développement se répartissent en :
- Développement de connecteurs entre les applications métiers & la GED
- Développement de programmes de reprise des données
- Développements liés à l’intégration dans des applications ou des interfaces web
L’outil proposé doit être pertinent pour offrir soit des connecteurs prêts à l’emploi, des interfaces programmatiques (API) permettant de connecter les applications ou les portails externes, des connecteurs standards (CMIS) ou toute autre mécanisme permettant d’accélérer ces développements. Dans un système complexe, le coût des développements peut représenter jusqu’à plus de 60% du coût total du projet.
Coût de formation et de conduite de changement
La clé d’une formation minimum est évidemment le caractère intuitif de la solution proposée. Elle doit permettre aux utilisateurs de s’auto-former ou d’être opérationnel au bout d’une journée de formation. La conduite de changement est la partie la plus complexe et la plus stratégique. En effet, la GED introduit de nouveaux processus dans l’entreprise. Ces nouveaux processus doivent donc être particulièrement bien documentés et la formation associée particulièrement soignée. Les coûts de conduite de changement représentent généralement entre 15 et 20% du coût total du projet.
Les coûts de fonctionnement
Les coûts de fonctionnement se répartissent en :
- Maintenance logiciel
- Support aux utilisateurs
- Maintenance des infrastructures ou service cloud
- Évolution et nouvelles fonctionnalités
- Extension de la solution à de nouveaux services
Les coûts de maintenance et logiciel sont bien entendus liés au coût de licence de la solution GED et représentent généralement environ 20% du prix d’acquisition.
Le support utilisateur nécessite d’avoir dans l’organisation des référents dont le nombre dépend évidemment de la taille de l’organisation. Ils sont chargés du support de premier niveau pour résoudre les problèmes rencontrés par les utilisateurs et remonter au prestataire ce que lui-même n’a pas pu résoudre.
Les coûts d’infrastructure dépendent du mode choisi : dans une solution cloud, nous ne sommes pas à l’abri d’un changement de politique tarifaire du prestataire. L’enjeu est donc de pouvoir changer de prestataire ou décider de réinternaliser la solution.
On a coutume de dire qu’une solution informatique, pour qu’elle perdure, il est nécessaire d’investir chaque année 20% du coût initial (coût de maintenance logiciel, coût de formation nouveaux utilisateurs, ajout de nouveaux modules etc…). Bien que ceci ne soit qu’indicatif, avoir une dynamique d’évolution est à la fois bénéfique pour l’organisation mais aussi pour l’adhésion des utilisateurs.
La mise en place de la GED va créer de nouveaux usages et mettre en évidence l’opportunité d’utiliser l’outil pour des services qui n’en avaient pas forcément l’utilité au départ. Une GED réussie est une GED qui va donner envie à l’ensemble de l’organisation de l’utiliser.
Dominique Gerbod
Mycellia