Quelles sont les clés pour bien maîtriser ses coûts dans un projet de GED transverse ?
Mise en production rapide sur un périmètre restreint
S’appuyer sur la règle des 80/20, en effet il est assez facile de réaliser une grosse partie, même incomplète dans un temps assez court étant entendu que les 20% restants sont difficiles à mettre en œuvre et risquent d’allonger de façon importante la durée du projet. Or, tout projet qui dure trop longtemps finit par lasser les utilisateurs et l’enthousiasme de départ et risque de diminuer rapidement. En prenant un périmètre restreint, on est sûr de moins se trouver confronté aux conflits et diversités d’opinions qui risqueraient aussi de lasser les utilisateurs et de consommer beaucoup de réunions improductives.
Choisir un domaine de gestion où l’utilisation de la GED apporte une réelle plus-value par rapport au métier
Pour que la GED soit utilisée, il faut qu’elle apporte un supplément fonctionnel aux utilisateurs. Par exemple, préparer un marché entre les services juridiques et les services concernés, ou encore préparer des projets d’investissement entre la direction des finances et les services opérationnels. La GED amène alors une transversalité qui n’existe pas dans l’application métier et permet d’enrichir cette dernière et ainsi de créer une synergie entre les individus.
Procéder à une évaluation rapide auprès des utilisateurs du système & en tirer les éléments nécessaires pour réussir la généralisation
Dans toute mise en place, il y’a des côtés positifs et négatifs. Il importe donc de faire parler les utilisateurs pour connaître :
- Ce qui leur a plu
- Ce qui leur a déplu
- Ce qu’ils auraient souhaité avoir en plus
- Ce qui a freiné ou favorisé l’adoption de la solution
Ceci permet deux choses : d’une part une meilleure préparation de la suite mais également une communication vis-à-vis de l’ensemble de l’organisation créant ainsi des nouvelles vocations pour l’extension du système de GED collaboratif.
Dominique Gerbod
Mycellia