1. Quelles sont les trois conditions à réunir pour réussir un projet GED ?
Tout d’abord, un projet GED représente une phase très importante de la transition numérique au sein d’une entreprise. Une transformation numérique de l’entreprise signifie une stratégie et une modification des processus et donc une acceptation et implication forte de la direction générale.
Pour réussir un projet GED, l’interaction du logiciel GED avec le système d’information de référence de l’entreprise est primordial. Systématiquement, les documents sont classés par rapport à des données de référence de l’entreprise qui viennent du système métier/ comptabilité / client etc. Les utilisateurs ne doivent pas avoir besoin de les ressaisir et il est donc impératif que la GED soit interconnectée avec les systèmes de référence de l’entreprise.
L’implication d’une équipe projet est primordiale pour le bon déroulement d’un déploiement d’une GED. Un chef de projet doit pouvoir être en mesure de tester la solution et les nouveaux processus pour toute l’équipe.
Les utilisateurs de la GED doivent pouvoir être formés en amont aux outils de dématérialisation modernes (par exemple signature électronique, workflow, archivage électronique SAE etc).
2. Comment voyez-vous l’évolution de la GED avec les nouveaux outils d’IA ?
Selon moi, la GED va être impacté au minimum sur 2 axes par la maturité de l’IA :
- L’aide au classement de documents existants. L’IA permettra de classer le plus automatiquement possible les documents venants de l’extérieur.
- La rédaction de nouveaux documents dans la GED. Une réponse à un courrier par exemple pourrait être proposée en fonction du contexte et de la réponse à donner à l’utilisateur de la solution GED.
La GED sera ainsi beaucoup plus efficace sur la saisie des documents existants et sur les réponses ce qui améliorera la productivité des utilisateurs.
3. Quelles sont les clés de la réussite d’une GED collaborative ?
Le projet GED peut impliquer le partage de documents en interne mais également en externe via les tiers de l’entreprise (fournisseurs, collaborateurs externes, usagers etc.).
La GED doit pouvoir s’ouvrir aux personnels externes afin qu’ils puissent intervenir dans les processus et dans l’ajout et modification des documents, de manière sécurisée. Elle doit permettre d’éviter le transfert de documents via les mails et de travailler de manière centralisée et sous contrôle de la GED (et non pas sous un outil tiers comme un Drive par exemple). La force de Mycellia réside dans son autonomie à la collaboration inter-entreprise/ collectivité ce qui sécurise beaucoup plus les échanges et les documents.
La GED collaborative doit être riche en fonctions comme le workflow, les partages, les alertes et les nombreux classements de documents.
Sébastien Lopez
Kpass Solutions