1) Quels sont les freins & obstacles à la mise en place d’un projet GED ?
Le premier frein, selon moi, dans la mise en place d’un projet GED est la maturité des organisations à l’utilisation de solutions transverses. La transversalité pose des questionnements sur l’adaptabilité des différents services au sein d’une entreprise et remet leur fonctionnement en perspective.
L’aspect maturité du sujet est également un frein à la mise en place d’un projet GED. En effet, le monde de la GED est un domaine très technique que tout le monde ne maîtrise pas forcément. De manière générale, les utilisateurs ou futurs utilisateurs ne comprennent pas forcément les apports de la GED dans leur quotidien et ont beaucoup de mal à se projeter.
L’avantage ici de Mycellia est la facilité de paramétrage qui permet et aide l’utilisateur à se projeter sur sa future organisation.
2) Comment faire face aux changements techniques & organisationnels face à un projet GED ?
Selon moi, il faut pouvoir embarquer très tôt des « key users » ou des référents métiers pour anticiper et préparer toute la partie changement organisationnel au sein de la structure.
Aujourd’hui, le changement technique dans la majorité des cas, doit se faire via une GED qui est connectée à une application métier. Le changement technique n’est pas toujours apparent car la GED se cache en back office. Les interfaces et la facilité d’utilisation de Mycellia permettent de faciliter la prise en main, de limiter le nombre de clics etc & permettent aussi à travers le mode Projet, de travailler avec le client/ l’organisation sur la détermination d’un cadre de travail.
3) Quel est selon vous le rôle d’une assistance à maîtrise d’ouvrage dans un projet GED ? (avant / pendant / après)
C’est selon moi l’un des facteurs clés de succès dans la mise en place d’un projet GED. Sauf cas exceptionnel d’un client qui maîtriserait tous les aspects de la GED et de sa mise en place, la MOA aide à démystifier et acculturer l’organisation (le client) sur le sujet de la GED.
La MOA va aider à déterminer quels sont les processus métiers qui vont être impactés par la GED, comment capitaliser sur la mise en place d’une GED en interne etc.
La MOA aide également à l’expression du besoin et à la rédaction du cahier des charges en amont du lancement du projet grâce à un inventaire exhaustif des besoins de l’entreprise afin de faciliter la mise en place grâce à un budget affiné. Tout ce processus en amont va permettre d’éviter toute surprise durant le lancement de projet (en termes de coût, de choix d’intégrateur etc).
Pendant le projet, la MOA constitue l’interface de l’intégrateur au client. Lorsque l’intégrateur remonte un point technique, la MOA va pouvoir l’expliquer au client et proposer des éléments de réponses et des axes d’améliorations. Cela permet donc de ne pas embarquer le client, par un défaut de connaissance, dans un projet qui n’est pas personnalisé et qui ne répond pas à 100% à ses attentes/ besoins. La MOA facilite donc les échanges entre la partie très technique de l’intégrateur et le client afin que la mise en place du projet se déroule de la meilleure des manières sans problème de compréhension entre les deux parties.
Post projet, la MOA sert à continuer d’accompagner le client sur comment monitorer l’utilisation qui est faite (mise en place d’indicateurs, tableaux de bords etc) pour mesurer l’usage qui est fait de la GED. Quelles sont les actions qui peuvent être mises en place pour améliorer l’usage global de la solution GED.
La MOA est donc pour moi indispensable afin de dérouler un projet de A à Z sans encombre.
Jacques Blanc
Kamasofts