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Cas client : NSIA Banque digitalise sa gestion documentaire avec Kamasofts et Mycellia

Dans un secteur bancaire africain en pleine mutation, la transformation numérique n’est plus unchoix : c’est une condition de performance, de conformité et d’agilité.

C’est dans cette logique que NSIA Banque a entrepris, en 2024, un vaste projet de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC).

Ce chantier d’envergure a été conduit avec succès par le tandem Kamasofts et Mycellia, alliant expertise métier, accompagnement terrain et puissance technologique.

Ce projet s’inscrit dans la stratégie de mutualisation des systèmes d’information du Groupe NSIA, qui vise à harmoniser les pratiques documentaires entre ses filiales (Côte d’Ivoire, Bénin, Guinée, Sénégal et Togo) et à poser les fondations d’un modèle de fonctionnement commun, plus rapide et plus fiable.

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  • Les collaborateurs peuvent initier un courrier directement depuis leur espace de travail, en sélectionnant un modèle ou un document existant.
  • Les destinataires internes ou externes sont choisis dans un annuaire centralisé.
  • Le courrier suit un circuit de validation automatisé, avant transmission au bureau d’ordre numérique pour traitement et envoi.
  • Chaque acteur visualise le statut en temps réel, grâce à un bordereau de suivi automatique.
  • Des notifications intelligentes rappellent les courriers en attente, tandis que les options de relance et délégation fluidifient le travail en équipe.
  • Enfin, un chat intégré permet d’échanger directement dans la solution, sans recourir à l’e-mail.

-> Résultat : une réduction significative des délais, une traçabilité complète et un gain de confort pour plus de 1 200 utilisateurs répartis entre le siège et les agences.

Le bureau d’ordre dispose d’une vision consolidée de tous les flux entrants et sortants, garantissant une réactivité et une qualité de service accrues.


Le module Archives vient compléter ce dispositif en garantissant la conformité et la gouvernance documentaire du Groupe NSIA.

Les principaux processus ont été entièrement digitalisés :

  • Consultation d’archives : les demandes sont validées hiérarchiquement et traitées par les archivistes via un workflow automatisé.

  • Versement d’archives : les agences transmettent leurs dossiers via un bordereau électronique, intégré automatiquement dans le plan d’archivage.

  • Destruction d’archives : les documents arrivés à échéance suivent un circuit de validation multi-niveaux (Risques, Conformité, Juridique).

L’ensemble est sécurisé par des workflows intégrés et des contrôles d’accès hiérarchiques, garantissant la conformité réglementaire et la confidentialité des données sensibles.

Chaque action est tracée, historisée et auditable, ce qui assure une traçabilité complète et une maîtrise fine des habilitations au sein du système.


  • Productivité accrue : automatisation des tâches et réduction des délais de traitement.
  • Collaboration fluide : relances, délégations et discussions centralisées dans la plateforme.
  • Sécurité renforcée : gestion fine des habilitations, audit de sécurité, plan d’archivage mutualisé.
  • Gouvernance documentaire unifiée : centralisation des flux, indicateurs de performance, supervision multi-filiales.

“Grâce à la solution Mycellia et à l’accompagnement de Kamasofts, NSIA Banque dispose aujourd’hui d’une infrastructure documentaire moderne, conforme et évolutive.”


Le projet NSIA Banque illustre la valeur ajoutée du tandem Kamasofts / Mycellia.

Cette alliance associe :

  • L’expertise terrain et la rigueur de gestion de Kamasofts, capable de piloter des projets multi-pays et de mobiliser les équipes locales.
  • La puissance et la flexibilité de Mycellia, plateforme modulaire et sécurisée, conçue pour s’adapter aux environnements bancaires les plus exigeants.

Ensemble, ils ont démontré qu’il est possible de conduire une transformation digitale ambitieuse dans un environnement complexe, tout en garantissant qualité, sécurité et adoption utilisateur.


Avec l’appui de Kamasofts et Mycellia, NSIA Banque a franchi un cap décisif dans sa transformation numérique.

Le projet GED/GEC a permis de passer d’une gestion manuelle et dispersée à une plateforme unifiée, collaborative et traçable, taillée pour la performance et la conformité.

Ce succès repose sur une vision partagée : accompagner les institutions financières africaines vers une gestion documentaire plus agile, plus sûre et plus durable.


Vous souhaitez digitaliser vos processus documentaires avec un partenaire de confiance ?

L’alliance Kamasofts × Mycellia accompagne les banques et grandes organisations africaines dans leurs projets de GED, GEC et d’archivage électronique.

  1. Gestion électronique des courriers : centralisation des échanges entrants et sortants, automatisation des circuits de traitement.
  2. Workflows documentaires : définition et exécution automatique des circuits de validation.
  3. Archivage électronique : conservation sécurisée et classification normalisée des documents, conforme aux exigences internes et réglementaires.

Ce socle commun constitue la base de la mutualisation documentaire du groupe, permettant de standardiser les pratiques sur l’ensemble du périmètre régional (Côte d’Ivoire, Bénin, Guinée, Sénégal et Togo).


La réussite du projet repose sur une gouvernance claire, une coordination étroite entre les équipes et une approche méthodique à chaque étape :

  1. Cadrage et conception fonctionnelle → Ateliers d’analyse, rédaction et validation des spécifications fonctionnelles détaillées pour les modules Courriers et Archives.
  2. Développement et paramétrage → Constitution d’un environnement de recette sécurisé et réalisation d’un audit de sécurité complet, validé avant bascule.
  3. Recette fonctionnelle (UAT) → Deux rounds de tests, à Abidjan et à distance, ont validé 100 % des cas d’usage sans réserve.
  4. Formation et communication → Plus de 1 200 collaborateurs formés via vidéos, guides utilisateurs et FAQ interactives. → Des bannières intranet et une campagne interne ont accompagné le Go Live.
  5. Mise en production progressive → Go Live validé en août 2025, avec un déploiement par filiale. → Dès la première semaine, 539 boîtes d’archives et 4 608 microfiches reprises dans la nouvelle solution.

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Avant le projet, la gestion documentaire et du courrier reposait sur des processus manuels : impressions, navettes physiques, validations par e-mail.

Chaque entité fonctionnait avec ses propres pratiques, rendant la traçabilité difficile et les délais de traitement variables.

Aujourd’hui, grâce à Mycellia et à l’accompagnement de Kamasofts, NSIA Banque dispose d’un système documentaire homogène, traçable et collaboratif, accessible à tous les niveaux de l’organisation.


Le module Courrier de Mycellia, déployé et configuré par Kamasofts, a profondément transformé le quotidien des équipes de NSIA Banque.

Avant, chaque courrier (interne ou externe) nécessitait des manipulations manuelles : impressions, signatures physiques, envois par navette ou e-mail, sans garantie de suivi.

Désormais, tout le processus est dématérialisé de bout en bout :

  • Les collaborateurs peuvent initier un courrier directement depuis leur espace de travail, en sélectionnant un modèle ou un document existant.
  • Les destinataires internes ou externes sont choisis dans un annuaire centralisé.
  • Le courrier suit un circuit de validation automatisé, avant transmission au bureau d’ordre numérique pour traitement et envoi.
  • Chaque acteur visualise le statut en temps réel, grâce à un bordereau de suivi automatique.
  • Des notifications intelligentes rappellent les courriers en attente, tandis que les options de relance et délégation fluidifient le travail en équipe.
  • Enfin, un chat intégré permet d’échanger directement dans la solution, sans recourir à l’e-mail.

-> Résultat : une réduction significative des délais, une traçabilité complète et un gain de confort pour plus de 1 200 utilisateurs répartis entre le siège et les agences.

Le bureau d’ordre dispose d’une vision consolidée de tous les flux entrants et sortants, garantissant une réactivité et une qualité de service accrues.


Le module Archives vient compléter ce dispositif en garantissant la conformité et la gouvernance documentaire du Groupe NSIA.

Les principaux processus ont été entièrement digitalisés :

  • Consultation d’archives : les demandes sont validées hiérarchiquement et traitées par les archivistes via un workflow automatisé.

  • Versement d’archives : les agences transmettent leurs dossiers via un bordereau électronique, intégré automatiquement dans le plan d’archivage.

  • Destruction d’archives : les documents arrivés à échéance suivent un circuit de validation multi-niveaux (Risques, Conformité, Juridique).

L’ensemble est sécurisé par des workflows intégrés et des contrôles d’accès hiérarchiques, garantissant la conformité réglementaire et la confidentialité des données sensibles.

Chaque action est tracée, historisée et auditable, ce qui assure une traçabilité complète et une maîtrise fine des habilitations au sein du système.


  • Productivité accrue : automatisation des tâches et réduction des délais de traitement.
  • Collaboration fluide : relances, délégations et discussions centralisées dans la plateforme.
  • Sécurité renforcée : gestion fine des habilitations, audit de sécurité, plan d’archivage mutualisé.
  • Gouvernance documentaire unifiée : centralisation des flux, indicateurs de performance, supervision multi-filiales.

“Grâce à la solution Mycellia et à l’accompagnement de Kamasofts, NSIA Banque dispose aujourd’hui d’une infrastructure documentaire moderne, conforme et évolutive.”


Le projet NSIA Banque illustre la valeur ajoutée du tandem Kamasofts / Mycellia.

Cette alliance associe :

  • L’expertise terrain et la rigueur de gestion de Kamasofts, capable de piloter des projets multi-pays et de mobiliser les équipes locales.
  • La puissance et la flexibilité de Mycellia, plateforme modulaire et sécurisée, conçue pour s’adapter aux environnements bancaires les plus exigeants.

Ensemble, ils ont démontré qu’il est possible de conduire une transformation digitale ambitieuse dans un environnement complexe, tout en garantissant qualité, sécurité et adoption utilisateur.


Avec l’appui de Kamasofts et Mycellia, NSIA Banque a franchi un cap décisif dans sa transformation numérique.

Le projet GED/GEC a permis de passer d’une gestion manuelle et dispersée à une plateforme unifiée, collaborative et traçable, taillée pour la performance et la conformité.

Ce succès repose sur une vision partagée : accompagner les institutions financières africaines vers une gestion documentaire plus agile, plus sûre et plus durable.


Vous souhaitez digitaliser vos processus documentaires avec un partenaire de confiance ?

L’alliance Kamasofts × Mycellia accompagne les banques et grandes organisations africaines dans leurs projets de GED, GEC et d’archivage électronique.

  • Kamasofts, intégrateur de référence en Afrique de l’Ouest, a assuré la maîtrise d’ouvrage et la gestion de projet, grâce à sa connaissance fine des métiers bancaires et du terrain.
  • Mycellia, solution GED/GEC, a apporté une plateforme modulaire, interopérable et flexible, parfaitement adaptée aux besoins du secteur financier.

 

Déployée au sein de NSIA Banque, la solution Mycellia repose sur trois modules fonctionnels :

  1. Gestion électronique des courriers : centralisation des échanges entrants et sortants, automatisation des circuits de traitement.
  2. Workflows documentaires : définition et exécution automatique des circuits de validation.
  3. Archivage électronique : conservation sécurisée et classification normalisée des documents, conforme aux exigences internes et réglementaires.

Ce socle commun constitue la base de la mutualisation documentaire du groupe, permettant de standardiser les pratiques sur l’ensemble du périmètre régional (Côte d’Ivoire, Bénin, Guinée, Sénégal et Togo).


La réussite du projet repose sur une gouvernance claire, une coordination étroite entre les équipes et une approche méthodique à chaque étape :

  1. Cadrage et conception fonctionnelle → Ateliers d’analyse, rédaction et validation des spécifications fonctionnelles détaillées pour les modules Courriers et Archives.
  2. Développement et paramétrage → Constitution d’un environnement de recette sécurisé et réalisation d’un audit de sécurité complet, validé avant bascule.
  3. Recette fonctionnelle (UAT) → Deux rounds de tests, à Abidjan et à distance, ont validé 100 % des cas d’usage sans réserve.
  4. Formation et communication → Plus de 1 200 collaborateurs formés via vidéos, guides utilisateurs et FAQ interactives. → Des bannières intranet et une campagne interne ont accompagné le Go Live.
  5. Mise en production progressive → Go Live validé en août 2025, avec un déploiement par filiale. → Dès la première semaine, 539 boîtes d’archives et 4 608 microfiches reprises dans la nouvelle solution.

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Avant le projet, la gestion documentaire et du courrier reposait sur des processus manuels : impressions, navettes physiques, validations par e-mail.

Chaque entité fonctionnait avec ses propres pratiques, rendant la traçabilité difficile et les délais de traitement variables.

Aujourd’hui, grâce à Mycellia et à l’accompagnement de Kamasofts, NSIA Banque dispose d’un système documentaire homogène, traçable et collaboratif, accessible à tous les niveaux de l’organisation.


Le module Courrier de Mycellia, déployé et configuré par Kamasofts, a profondément transformé le quotidien des équipes de NSIA Banque.

Avant, chaque courrier (interne ou externe) nécessitait des manipulations manuelles : impressions, signatures physiques, envois par navette ou e-mail, sans garantie de suivi.

Désormais, tout le processus est dématérialisé de bout en bout :

  • Les collaborateurs peuvent initier un courrier directement depuis leur espace de travail, en sélectionnant un modèle ou un document existant.
  • Les destinataires internes ou externes sont choisis dans un annuaire centralisé.
  • Le courrier suit un circuit de validation automatisé, avant transmission au bureau d’ordre numérique pour traitement et envoi.
  • Chaque acteur visualise le statut en temps réel, grâce à un bordereau de suivi automatique.
  • Des notifications intelligentes rappellent les courriers en attente, tandis que les options de relance et délégation fluidifient le travail en équipe.
  • Enfin, un chat intégré permet d’échanger directement dans la solution, sans recourir à l’e-mail.

-> Résultat : une réduction significative des délais, une traçabilité complète et un gain de confort pour plus de 1 200 utilisateurs répartis entre le siège et les agences.

Le bureau d’ordre dispose d’une vision consolidée de tous les flux entrants et sortants, garantissant une réactivité et une qualité de service accrues.


Le module Archives vient compléter ce dispositif en garantissant la conformité et la gouvernance documentaire du Groupe NSIA.

Les principaux processus ont été entièrement digitalisés :

  • Consultation d’archives : les demandes sont validées hiérarchiquement et traitées par les archivistes via un workflow automatisé.

  • Versement d’archives : les agences transmettent leurs dossiers via un bordereau électronique, intégré automatiquement dans le plan d’archivage.

  • Destruction d’archives : les documents arrivés à échéance suivent un circuit de validation multi-niveaux (Risques, Conformité, Juridique).

L’ensemble est sécurisé par des workflows intégrés et des contrôles d’accès hiérarchiques, garantissant la conformité réglementaire et la confidentialité des données sensibles.

Chaque action est tracée, historisée et auditable, ce qui assure une traçabilité complète et une maîtrise fine des habilitations au sein du système.


  • Productivité accrue : automatisation des tâches et réduction des délais de traitement.
  • Collaboration fluide : relances, délégations et discussions centralisées dans la plateforme.
  • Sécurité renforcée : gestion fine des habilitations, audit de sécurité, plan d’archivage mutualisé.
  • Gouvernance documentaire unifiée : centralisation des flux, indicateurs de performance, supervision multi-filiales.

“Grâce à la solution Mycellia et à l’accompagnement de Kamasofts, NSIA Banque dispose aujourd’hui d’une infrastructure documentaire moderne, conforme et évolutive.”


Le projet NSIA Banque illustre la valeur ajoutée du tandem Kamasofts / Mycellia.

Cette alliance associe :

  • L’expertise terrain et la rigueur de gestion de Kamasofts, capable de piloter des projets multi-pays et de mobiliser les équipes locales.
  • La puissance et la flexibilité de Mycellia, plateforme modulaire et sécurisée, conçue pour s’adapter aux environnements bancaires les plus exigeants.

Ensemble, ils ont démontré qu’il est possible de conduire une transformation digitale ambitieuse dans un environnement complexe, tout en garantissant qualité, sécurité et adoption utilisateur.


Avec l’appui de Kamasofts et Mycellia, NSIA Banque a franchi un cap décisif dans sa transformation numérique.

Le projet GED/GEC a permis de passer d’une gestion manuelle et dispersée à une plateforme unifiée, collaborative et traçable, taillée pour la performance et la conformité.

Ce succès repose sur une vision partagée : accompagner les institutions financières africaines vers une gestion documentaire plus agile, plus sûre et plus durable.


Vous souhaitez digitaliser vos processus documentaires avec un partenaire de confiance ?

L’alliance Kamasofts × Mycellia accompagne les banques et grandes organisations africaines dans leurs projets de GED, GEC et d’archivage électronique.