Il existe aujourd’hui des outils de suivi de l’activité documentaire qui intéressent particulièrement les points suivants :
• Analyse de la production par service
• Suivi des délais de traitement
• Analyse des doublons
• Taux d’activités par organisation et utilisateur
• Analyse de la collaboration entre services
Les outils de Gestion électronique de documents intègrent ces outils sous forme de requêtes prédéfinies ou spécifiques ou encore au travers d’outils d’analyse multidimensionnelle.
Ces outils produisent des tableaux et des graphiques.
Mais la multiplicité des comptes rendus ne permet pas vraiment, sauf à y passer un temps considérable d’analyser et de mettre en évidence des variations ou des alertes.
L’intelligence artificielle peut aider de façon considérable. En effet l’IA peut analyser des tableaux et les comprendre. Elle peut dès lors répondre à des questions et lancer des opérations d’alerte voire des traitements prédéfinis.
Par exemple quand le taux de turnover ou les congés maladie dépasse une limite dans le cas des ressources humaines.
Dans le cas de gestion documentaire on peut déclencher des traitements comme :
• Le temps de traitement des workflows par le service achat a augmenté alors que le nombre de demandes reste stable
→ mail au responsable du service concerné
• Les doublons ont augmenté et particulièrement au service RH
→ Analyse par le responsable GED des raisons
• Le nombre de réunions sans compte rendu a diminué
→ message de félicitations aux personnes concernés avec copies aux autres services
Le travail de mise en place va permettre également d’aller au-delà d’une production de graphiques en adossant ces agents intelligents à la stratégie d’entreprise : que veut-on suivre? qui doit réagir? que veut-on communiquer.