Quel est pour vous le point primordial dans le choix d’une offre de dématérialisation des factures ?
Outre l’adhésion des utilisateurs, critère essentiel et commun à tout projet informatique, la réussite d’un projet de dématérialisation des factures fournisseurs dépend en partie du choix du logiciel. Le point primordial pour la pérennité du projet est l’évolutivité de la solution, et en particulier sa capacité à affiner le workflow au fur et à mesure de l’appropriation du processus par les utilisateurs.
Au démarrage d’un projet, plus le workflow sera simple, plus il sera fluide et donc efficace. Une bonne pratique consiste à commencer par un workflow décrivant les grandes étapes du circuit de validation, commun à toutes les entreprises, sans tenir compte des cas particuliers et spécificités de l’entreprise. Après quelques mois d’utilisation, les utilisateurs clés du projet ont le recul suffisant pour envisager des pistes d’améliorations : circuit différencié selon le montant, ajout de métadonnées supplémentaires pour le pilotage de l’activité, granularité des droits utilisateurs, etc.
Choisir une solution capable de faire évoluer facilement le processus, sans impacter les flux de production existants, assure à l’entreprise la construction pas-à-pas de la solution la plus adaptée à son mode de fonctionnement. Permettre à des utilisateurs référents de mettre en œuvre ces évolutions en toute autonomie constituera un gage supplémentaire de réussite sur le long terme.